work-life balance

Need work-life balance? 7 tips

 

 

microsoft_Img

 

 

1. Don’t overbook.This may seem unusual to people who try to crowbar as much as possible into every workday. The problem is: Things rarely go according to a prearranged agenda. That means a lot of time falling through the cracks chasing down appointments, unreturned phone calls and other items that simply aren’t going to happen. “Don’t try to plan on doing too many things,” says McGonagle. “Assume that only 50% of the things you plan on doing today will actually get done. If you don’t, you’ll just waste valuable time trying to find out why things didn’t happen.”

2. Prioritize ruthlessly.The secret to booking your time effectively boils down to knowing what’s important and what can wait. But it’s critical to use the sharpest knife possible in trimming the essential from the secondary. “Learn to ask questions that help you determine the level of urgency,” says Krista Kurth, co-author of Running on Plenty at Work. “Negotiate longer lead times whenever you can and don’t give into the “instant-and-immediate answer” syndrome. Treating everything as top priority is draining and depleting.”

3. Learn how to say no. One of the biggest land mines to effective time management is recognizing you don’t have to agree to everything and with everyone. Use your priority criteria to identify requests that simply aren’t worth your time. “I’ve learned that saying no to one thing opens the door to saying yes to something else,” says Kurth. “That can mean anything from cleaning my desk to getting a good night’s sleep.”

4. Organize.Bringing your time into line isn’t just a matter of scheduling. The mechanics of how you operate can be every bit as important. That means organizing most every element to allow as smooth a workflow as possible. “Everything in your business should be set up using logical systems so anyone needing anything can find it when they need it,” says Peggy Duncan, an Atlanta-based personal productivity authority. “Eliminating clutter and the chaos it causes will give you a gift of 240 to 288 hours every year.”

5. Use technology.Although personal habits and practices can do wonders for time management, don’t overlook technology as yet another weapon to make the most effective use of your workday. For instance,Microsoft Outlook with Business Contact Manager lets you organize a wide array of customer and product particulars, allowing quick and easy access. “Sticky notes are one of the worst things in the world,” says McGonagle. “You should live by your database. That way, nothing is ever forgotten.”

6. . . . but don’t overdo it.Many businesspeople are gun shy about using technology out of fear that they’ll remain too much in touch—that their time will be consumed by intrusive e-mails and cell phone calls. Fair enough. Part of effective time management is knowing when to shut things down. Turning off a cell phone or other wireless means of communication establishes boundaries. In short, it helps you balance your personal and professional time.

7. Know it won’t always be perfect.Try as we all may, time management isn’t an exact science. Don’t stress out—and waste time in the process—by obsessing over every second of time. Do what you can and enjoy whatever time you spend more pleasantly or productively. “Be grateful for what goes right and learn from your mistakes,” says Kurth. “Act as if they were scenes in a movie that you get to retake.”

 

By Jeff  Wuorio, Microsoft, http://www.microsoft.com/business/en-us/resources/management/leadership-training/need-work-life-balance-7-tips.aspx?fbid=6w6Jt6HbwsI

10 przykazań Work Life Balance

Temat Work Life Balance (WLB), czyli równowagi między życiem zawodowym i osobistym jest przedmiotem wielu wypowiedzi zarówno na łamach prasy, internetu czy innych mediów. Jest też przedmiotem licznych  publikacji wydawniczych, tematem konferencji HR-owskich i spotkań biznesowych. Natomiast,  co najciekawsze, stanowi też coraz częściej tematykę szkoleń  fundowanych pracownikom przez firmy. Ostatnio pojawiły się też na rynku warsztaty otwarte, skierowane do społeczeństwa dotyczące WLB, które ludzie wykupują sobie z własnych kieszeni. 

work-life_balance_1

 

Widać z tego, że temat jest nazwijmy to, modny…Z pełną świadomością nadaję mu określenie „modny”, a nie istotny, ważny czy palący. W krajach zachodnich  dyskusja wokół  WLB trwa od wielu lat i rzeczywiście widać  po podejmowanych przez pracodawców działaniach, że jest to ważne. U nas w kraju natomiast, w oparciu o moje obserwacje naszego świata pracodawców, temat WLB został przywołany do tablicy przez  fundusze unijne na dofinansowywanie szkoleń dla pracowników, podobnie jak tematy zarządzania wiekiem i zwrócenie uwagi na pracowników 50+czy temat równości płci i równości szans. Gdyby nie nadanie przez UE tym tematom odpowiedniej wagi poprzez wysokie punktowanie w ocenie wniosków unijnych i włączanie tych tematów do planu szkoleń, aby otrzymać dofinansowanie nic by się z tymi tematami nie wydarzyło do dziś. Oczywiście,  w Polsce jest kilku świadomych pracodawców, którzy bez przymusu Unii interesują się tymi tematami. Są to niestety, na ogół firmy międzynarodowe, które wdrażają tego typu programy z pułapu światowego we wszystkich oddziałach. To np. takie firmy jak Microsoft Polska, Volkswagen Polska czy Johnson & Johnson. Polscy pracodawcy temat WLB przywołują w kontekście szkoleń dotowanych, w których te tematy są obligatoryjne.

Można też uznać, że bez względu na to czy temat WLB jest wymuszony czy wdrażany dobrowolnie, to dobrze, że jest w ogóle przywołany. Niestety sytuacja wygląda nie tak różowo. Moja wiedza i doświadczenie pokazują, że realizatorzy szkoleń dofinansowanych ze środków unijnych, gdzie temat WLB, zarządzania wiekiem czy równości szans jest ujęty we wniosku są niejednokrotnie  proszeni, żeby nie powiedzieć przymuszani  do realizowanie fikcji, czyli innego tematu pod płaszczem tematów typu WLB czy zarządzania wiekiem.  Takie są realia, a pracodawcy, którzy poważnie podchodzą do tych tematów stanowią chlubny wyjątek i chylę przed nimi czoła.

No, chwilę ponarzekaliśmy na naszą rzeczywistość, a teraz przyjrzyjmy się tematyce WLB, jako tematowi, który  uznajemy dobrowolnie za ważny  i mający wpływ na przyszłość naszej gospodarki i społeczeństwa.  Powiało nieco patosem, ale brnijmy w to dalej…

Otóż zacznijmy od dość truistycznego stwierdzenia, że praca jest integralną częścią życia każdego dorosłego człowieka,  i jej zarówno nadmiar, jak i brak ma fatalne skutki na wielu płaszczyznach.

Temat równowagi pomiędzy życiem osobistym i pracą dotyczy obydwu tych sytuacji – nadmiaru czasu na pracę, jak i nadmiaru czasu nie wypełnionego pracą, zwanego wolnym od pracy. Tu pewnie wszyscy zapracowani zakrzykną chórem, że głoszę herezje, bo oni o ten drugi nadmiar serdecznie proszą…To prawda, ale tylko na chwilę. Zjawisko skutków zaburzenia równowagi między życiem osobistym i pracą oceniane jest w perspektywie nie braku urlopu, czy chwilowego nawału pracy, a w kategoriach sytuacji ciągłej, liczonej w latach.

Pierwsze zwrócenie uwagi na nastroje pracowników i połączenie ich z nadmiarem pracy miało  miejsce n przełomie lat 70 i 80 ubiegłego stulecia i nie trudno się domyśleć, że w USA. Pracownicy działów HR, jako bystrzy obserwatorzy z metapoziomu organizacji, zauważyli niepokojące zjawiska wśród pracowników różnych działów, takie jak: spadek wydajności, zmniejszenie zaangażowania i kreatywności, niechęć do zmian i brak entuzjazmu. Zjawiska te rosły,  pomimo spędzania w pracy coraz więcej czasu. Dodatkowo zaobserwowano wzrost liczby nieobecności z powodu chorób psychosomatycznych i zaburzeń nerwicowych, a także zanotowano wzrost problemów rodzinnych pracowników, do wzrostu rozwodów czy rozpadów związków włącznie.  Zjawisko to zaczęło interesować coraz bardziej Zarządy firm, środowiska naukowe, a w końcu zainteresowały się tym władze Państwa, jako czynnikiem z dużym potencjałem zagrożenia dla gospodarki i społeczeństwa i stąd ten mój patos na początku akapitu.  Okazało się także, że jedna z najdynamiczniej rozwijających się gospodarek świata – Japonia ma liczone w tysiącach ofiary swego systemu. W Japonii mamy zjawisko Karoshi, czyli śmierci z przepracowania, które pochłania ponad 30 tyś osób w kraju Kwitnącej Wiśni. Jest to oczywiście ekstremalny skutek przepracowania,  natomiast pokazuje destrukcyjną siłę zjawiska.

Po bliższym przyjrzeniu się tym problemom, po dokonaniu szeregu badań i obserwacji socjologicznych i psychologicznych  uznano, że gwałtownie rosnąca fala spadku chęci do pracy jest wynikiem zaburzenia harmonii między życiem osobistym, a pracą. Nie chodzi tu wyłącznie o zaburzenie czasu, ale także zagubienie w priorytetach, wartościach w życiu i celach. Po głębszym przyjrzeniu się temu problemowi zidentyfikowano  procesy, jakie doprowadzają to tak fatalnych skutków zarówno w firmach, jak i w społeczeństwie.

Zaczęto więc wprowadzać różnego rodzaju programy naprawcze w organizacjach, pozwalające czy ułatwiające pracownikom wyjść z impasu dysharmonii i wrócić na właściwy poziom efektywności w pracy, bo głównie o to przecież chodzi.

Ze strony pracodawców zaczęły wschodzić, jak kanie po deszczu, różnorakie zmiany systemowe, opisywane w mnóstwie publikacji i książek. Wśród najczęstszych pomysłów ze strony pracodawców można wymienić, takie jak:

  • Praca z domu
  • Elastyczny czas pracy
  • Niepełne wymiary godzin
  • Udogodnienia dla rodziców małych dzieci
  • Restrykcje i zaostrzenia wobec godzin nadliczbowych
  • Zapewnianie opieki nad dziećmi, zorganizowane przez pracodawców
  • Dodatkowe szkolenia rozwijające kompetencje organizacyjne
  • Dodatkowe dni wolne dla rodziców

Można też z pewnością stworzyć jeszcze długą listę pomysłów pracodawców i chwała im za to, natomiast początek i źródło naprawy  leży zupełnie gdzie indziej…

Pierwszym i archetypowym miejscem powstawania zaburzenia lub utrzymania WLB jest nasza głowa i mentalność, gdzie tworzymy wzorce, przekonania, paradygmaty, uprzedzenia, potrzeby i wartości.

Zatem w ustalaniu przyczyn mentalnych zaburzeń WLB  należy zastanowić się nad odpowiedzią na zasadnicze pytanie: kiedy i po czym poznam, że jestem w równowadze, a kiedy już poza nią? W przypadku naszego ciała jest to proste do zidentyfikowania, a w przypadku umysłu i ducha to już nie jest takie proste. Dużo przypisujemy  swoim odczuciom, czyli kiedy ja  się czuję w równowadze, a kiedy już nie.  Znacznie więcej, natomiast powinno mieć w tym przypadku do powiedzenia nasze otoczenie, czyli najbliżsi, a najczęściej ich o to nie pytamy… a kiedy zaczynają brawurowo mówić o tym sami, traktujemy ich jak wrogów i dywersantów naszej świetlanej kariery zawodowej. Najczęściej wynikają z tego kłótnie czy solidne sprzeczki ze wszystkimi ich konsekwencjami. Następnie, kiedy takie sytuacje powtarzają się coraz częściej i dom jawi się nam, jako miejsce awantur i pretensji coraz mniej chce nam się do niego wracać i…dłużej zostajemy w pracy i tak dalej…

Aż pewnego dnia w domu jest już bardzo cicho…

Taki jest dość powszechny skutek wpływu zaburzenia rozkładu czasu pomiędzy dom i pracę.

Ciekawym natomiast jest wpływ innego czynnika destrukcyjnego dla WLB, często przy zachowaniu równowagi podziału czasowego…Za takie zjawisko odpowiada niegdysiejsza teoria, wywodząca się również z USA tylko o dekadę wcześniej i często pokutująca u nas do dziś. Tym destruktorem WLB jest wyraźne oddzielanie i izolowanie pracy i życia osobistego. Bardzo powszechne jat nadal udawanie, że równowagę utrzymamy poprzez silną izolację i podział życia na dwa niezależne światy – zawodowy i osobisty. Socjologowie i życie pokazało, że jest to jeden z najsilniejszych czynników zaburzających WLB. Jaki system był propagowany w tamtym modelu? Otóż był to system oparty o kilka prostych zasad, które można zatytułować 7 grzechów głównych WLB:

  • Pracuję tylko wymaganą liczbę godzin
  • Nie rozmawiam o pracy w domu
  • Nie rozmawiam o domu w pracy
  • Nie poświęcam innych dni niż robocze nic związanego z pracą
  • Nie biorę pracy do domu
  • Wyłączam telefon służbowy w domu, a prywatny w pracy
  • Nie jeżdżę na wyjazdy służbowe konsumujące czas wolny

Kiedy się to czyta, brzmi pięknie, nieprawdaż? A skutek jest zupełnie odwrotny, bo ten model jest wbrew pozorom niezwykle toksyczny i obecnie kompletnie wyklęty i wykreślony.

Przytoczę tu jeden drastyczny przypadek, który zdarzył mi się podczas jednego ze szkoleń właśnie z zachowania WLB. Grupa szkoleniowa  składała się z samych mężczyzn, inżynierów produkcji w wieku 40+. Właśnie dotknęliśmy tematu, jakie uczestnicy mają sposoby na utrzymanie swojego WLB? Oczywiście większość chełpiła się zachowaniami zgodnymi przynajmniej z kilkoma z 7 grzechów…

Kiedy powiedziałam, że to grzechy i właśnie główne przyczyny naszych zaburzeń w związkach, wszyscy panowie popatrzyli na mnie jak na cielę z dwiema głowami albo jakby mi nagle zaczęły rosnąć wąsy…i z niedowierzaniem czekali na ciąg dalszy historyjki. Najmocniej zakotwiczyłam na temacie, że trzeba rozmawiać o pracy w domu, bo spędzamy w niej mnóstwo czasu, nawet jeśli to „tylko” 8 godzin. Przecież, jeżeli w pracy nęka nas jakiś problem, to on nagle o 17 nie zniknie, a nie przegadany, nie wyrzucony do jutra przyjmie postać demona. Przecież ten problem nas wypełnia, powoduje, że jesteśmy nieprzyjemni dla otoczenia, fukamy na dzieci, odpyskowujemy  współmałżonkowi, spławiamy dzwoniącą mamę, odmawiamy pójścia na umówione zakupy, rozliczmy nagle syna z odrobienia lekcji i tak dalej. Najciekawsze, że zapytani co się stało odburkujemy, że nic i wszystko jest ok, bo przecież robimy to z troski o nich, żeby nie przenosić, nie denerwować, nie zabierać czasu domowi na sprawy zawodowe i w ogóle intencje niebiańskie, tylko skutek piekielny.  Dlaczego zatem skutek jest piekielny? Odpowiedź składa się z kilku „bo”, a mianowicie:

  • bo żona zamiast czuć się chroniona czuje się niedoceniona
  • bo żona czyje się niegodna zaufania
  • bo żona czuje się głupsza
  • bo dziecko boi się naszych irracjonalnych nagłych reakcji
  • bo szukamy powodów do wyżycia się, ale przecież nie przez pracę
  • bo dokonujemy rzezi niewiniątek w imię troski
  • bo mama czuje się nikomu niepotrzebna i głupia
  • bo nikt nie wie o co naprawdę chodzi
  • bo sprawiamy przykrość każdemu, kto na drodze
  • bo milczymy, gdyż nie rozmawiamy o pracy w domu, a nadal żyjemy tematem z pracy
  • bo nie słuchamy, gdyż jesteśmy myślami w pracy
  • bo…i tu każdy dopisuje swoje „bo”.

Nowe podejście do WLB zaleca rozmawianie o pracy w domu nawet z osobami, które się na naszej pracy nie znają, ale chociaż posłuchają i balon z nas ujdzie, a może nawet w swojej niewiedzy,  podpowiedzą nam proste rozwiązanie czy radę.  Nie robimy z tego służbowej narady, ale po prostu wypuszczamy z siebie ten dławiący balon i już jest lepiej.  Wygłosiłam mniej więcej taki ambitny monolog o nowym ujęciu WLB i patrzę na salę, a tam jeden z uczestników ma  łzy w oczach i bardzo chce coś powiedzieć, ale głos mu się łamie…Zarządziłam więc chwilę przerwy, podczas której ów wzruszony mężczyzna rzucił się do mnie z uściskami i całowaniem po rękach. Kiedy już minął mu pierwszy amok radości, powiedział, że odkrył wreszcie przyczynę sukcesywnego rozpadu swojego związku i rodziny, zrozumiał, że to wszystko, co powiedziałam to dosłownie o nim, że teraz wie czemu dzieci się go boją i tak dalej i tak dalej. Nieco oszołomiona ekspresją reakcji, po odczekaniu aż szał nieco minie spytałam nieśmiało, czemu zatem tak uparcie powtarzał ten proceder przez tyle lat?  Odpowiedź mnie niemal zabiła: bo tak był nauczony na szkoleniu kilka lat temu i bardzo dzielnie kultywował tę zasadę z przekonaniem o jej słuszności.  Trudne do uwierzenia, ale absolutnie prawdziwe. Spotkałam tego uczestnika za kilka miesięcy na innych zajęciach i okazało się, że jego związek odżył. Dzieci się go nie boją, a nawet pies przestał uciekać pod kanapę koło 17.00, bo przecież zawsze przychodził punktualnie. Teraz wcale nie zawsze przychodzi punktualnie, czasem pójdzie z kolegami na piwo po pracy, ponarzeka na szefa w domu i jest wszędzie lepiej niż poprzednio.

Jest też drugi odwrotny obszar tego tematu, a mianowicie rozmowa o domu i bliskich w pracy, a czasem nie tylko rozmowa o nich, ale też z nimi. Przecież nasze życie osobiste nie zamiera między 9.00, a 17.00, więc dlaczego mamy coś udawać? Oni czują przez 8 godzin  nie ważni i jest źle, my mamy poczucie winy, ze ich przez 8 godzin ignorujemy i wszyscy są nie szczęśliwi. Dodatkowo, nasi pracownicy podążając za naszym wzorem, skrzętnie udają przed nami bezdzietnych singli i rozmawiają z bliskim szeptem w toalecie. Robi się z tego jakiś dance makabrę, w którym już nikt nie może wytrzymać. Mam dla Was dobrą wiadomość – to już jest w nauce nie ważne. Mamy prawo do poświęcenia chwili na sprawy domowe w pracy, nie bójmy się tego, a nasz pracodawca powinien to uszanować. Pytanie, co robić gdy nie szanuje i traktuje to wrogo? To jest temat na kolejny artykuł, czyli asertywność wobec szefa, co jest integralnym narzędziem obrony naszej równowagi. Podsumowując grzechy główne niszczące naszą równowagę życiową można posilić się o wniosek, że utrzymaniu wszelakiej równowagi sprzyja zdrowy rozsądek i zachowanie umiaru, bez przeginania w którąkolwiek stronę.

Utrzymanie równowagi pomiędzy pracą a życiem osobistym można, na zakończenie spiąć zbiorem
10 przykazań WLB:

  • We wszystkim co robię zachowuje umiar i rozsądek
  • Szanuję i słucham odczuć moich bliskich
  • Rozmawiam o pracy w domu
  • Dotrzymuję obietnic złożonych bliskim
  • Dom i bliscy są dla mnie ważni także w godzinach pracy
  • Poświęcam pracy tyle czasu, ile akceptują moi bliscy
  • Wyjazdy służbowe są elementem mojej pracy
  • W domu prowadzę tylko rozmowy służbowe tego warte
  • W pracy prowadzę rozmowy prywatne, z zachowaniem umiaru
  • Poświęcam czas w dni wolne na pracę, gdy wymaga tego sytuacja

Jeżeli do tego naszego nastawienia mentalnego trafimy na pracodawcę, który stwarza systemy sprzyjające zachowanie równowagi między życiem osobistym i pracą jesteśmy niemal w raju. Jeśli natomiast, kultura organizacji czy postawa pracodawcy jest w sprzeczności z naszymi wartościami i przekonaniami, to powinniśmy być przygotowani na wizytę u psychiatry albo niebawem zaczniemy rozglądać się za nową pracą.

Źródło: Beata Borucka, http://www.hrnews.pl/TopNews,3614,10-przykazan-Work-Life-Balance.aspx